お詫び状の書き方とお客様に送る際の例文※封筒にも注意を

お詫び状書き方の注意点やお詫び状をお客様に送る際の例文を紹介しています。

また郵送する封筒にも、何か記載した方がいいのか普通に手紙を送るのと同じでいいのか確認していきましょう。

お詫び状の書き方

接客をしているとどんなに気を付けていても不手際があって、お客様からクレームが入ることは珍しくありませんよね。

そんな時には、もちろん直接謝罪をすることが一番大切ですが、お詫び状を書くこともあると思います。

しかし、クレームを出しているお客様というのは気が立っているので「慎重に言葉を選んで書く」ことが大切になってきます。

では、ここではお客様へのお詫び状の書き方について見てみたいと思います。

    目次

  • お詫び状の書き方とは?
  • お詫び状をお客様に送る際の例文
  • お詫び状を送る封筒について
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お詫び状の書き方とは?

お詫び状を書くときには相手の気持ちに立ってしっかりと書くことが大切になってきます。

そこでここでは相手に対して失礼のないお詫び状の書き方を見ていきたいと思います。

お詫び状を送る前にしておくべきことは?

まず、お詫び状というのは相手の顔を見ずに一方的に送る形のものになってしまいますよね。

その為、まずできるのであれば、直接会ってお詫びをしたり、電話でお詫びをすることが大切です。

そのうえで改めて改めてお詫び状を送るようにしましょう。

もちろんお詫び状はなるべく早く対応することが必要不可欠です。

お詫び状の差出人について

次に、お詫び状の差出人ですが、小さなトラブルなら、担当責任者の名前を出します。

しかし、大きなトラブルになってしまうのであれば、代表者の名前が必要になることもあるので注意が必要です。

お詫び状に書く内容について

そして一番大切なのが、何に対してのお詫びなのか、その原因やこちらのミスを明確にししっかりと謝罪し、今後そんなことがないようにきちんと対応する旨を書く必要があります。

あまり軽率に書いてしまうと、形だけの謝罪と思われてしまうので注意しましょう!

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お詫び状をお客様に送る際の例文

では実際にどのようにお詫び状を書けばいいのか、例文を見ていきたいと思います。

お客様に誤った品物をお送りしてしまった場合のお詫び状の例文

平成○○年○○月○○日

○○○○様

○○株式会社

お客様サービスセンター 謝罪 済子

謹啓 

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

このたびは、誤った商品をお送りし、誠に申し訳ございませんでした。

原因を調査いたしましたところ、商品出荷時のピッキングミスでございました。

日頃から出荷前には二重チェックと検品を実施しております。本来であれば防げたミスでございますが、今回ご注文いただいた品が特注品だったために、出荷前の検品ラインに乗らずに出荷をしてしまったようです。

今後は二度とこのようなミスの無いよう、社員教育を徹底するとともに、各自が細心の注意をはらう所存でございます。何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

早速当該品を送らせていただきます。社内で再度チェックをいたしてはおりますが、お手元に届きましたら今一度ご確認のほどお願い申し上げます。お手数をおかけしますことを重ねてお詫び申し上げます。

本来であればお詫びに参上すべきところ、甚だ略儀ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。

どうか今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

お詫び状を送る封筒について

最後にお詫び状を送る封筒について見ていきたいと思います。

封筒はお詫び状とわからないように!

お詫び状をお客様に送る場合、相手にもお詫び状とわかるように送ったらいいのではと思ってしまいますよね。

しかし、お客様に対してお詫び状を郵送するときにお詫び状の表書きに

  • 「詫び状」
  • 「謝罪文在中」

などとは記載してはいけません。

普通に手紙を送るのと同じように住所、氏名を書きます。

もしも品物に同封する場合には、住所なしで氏名のみを記入して送ります。

まとめ

お詫び状というのは、相手に謝罪の気持ちを込めて送るものです。

どうしても書面でのお詫びというのは軽く思われがちです。

出来れば、お詫び状を送る場合には、まずは直接お会いしたり、電話などできちんと謝罪をしたうえで改めてお詫び状を送るのが望ましいものです。

お詫び状は少しでも相手にこちらの誠意が伝わる内容になるといいですね。

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