ビジネスメールの返信マナーと件名や引用使用の注意点!

ビジネスメールの返信

今やビジネスシーンについて「メール」という連絡ツールは欠かせないものの一つになっていますよね。

いつでもどこでも気軽に送受信できるメールは本当に便利ですし、連絡をするにも時間も取りません。

しかし、手軽だからと言って気軽に送っていたりすると意外と相手に失礼な内容を送ってしまっていたりすることもあります。

特に大切なのは、メールをいただいた時の返信メールです。

せっかくメールをいただいたのに、失礼な内容を返信してしまっては大変ですよね。

では、ここではビジネスメール返信に欠かせないマナーや件名の書き方そして引用を使用するときの注意点など紹介していきます。

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ビジネスに欠かせないメール返信のマナーとは?

ビジネスメールの返信マナー

ビジネスではメールをいただいたあとの返信にポイントがありますので確認をして見ましょう。

ビジネスメールの返信は、できるだけ早く!

ビジネスメールに欠かせない返信メールですが、まず大切なのは、すぐに返信をするということです。

やはりなるべく早く返すことで相手から「できる人!!」と思われることが多いからです。

しかし、すぐに返信するからと言って内容を厳かにしてはいけません。

返信したメールを見てみたら誤字脱字、そして意味の伝わらない内容をのものを返信していて相手からさらに問い合わせや誤送信などのメールなどをいただいたら恥ずかしいですからね。

ビジネスメールには敬語の使い方が大切!

そしてもう一つ大切なのは敬語。

ついつい急いでしまうと厳かになりがちですが、特に取引先へのメールは会社の顔ともなるものです。

失礼のないようにきちんとした敬語を使うことが必要になってきます。

そして、約束の日にちや時間、取引内容を間違えずに送ること。

メールというものは電話と違い後々に残るものです。間違えて送ってしまうといざというときの証拠となってしまうので注意が必要です。

ビジネスメールを返信するとき、件名に「Re:」は残したほうがいい?

ビジネスメールで返信をするときに気になるのが「Re:」を残したほうがいいか?ということ。

よくビジネスでなくてもメールを返してもらうときに「Re:」をつけてくる人っていますよね。

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正直言って、「Re:」がついていると、なんだか相手のメールをそのまま引用して、消すのが面倒なのかな?これって失礼にあたるのではと思いがちです。

しかし、少なくともビジネスメールの返信の場合には「Re:」は残して送ったほうがいいのです。

「Re:」を残してメールを偏した方が良い理由とは?

なぜならば、「Re:」をつけることによって、「このメールは返信です」という証拠になるからです。

逆に「Re:」をつけずに返信をしてしまうと相手に新規のメールなのか、それとも返信メールなのかわかりにくくなってしまうのです。

つまり「Re:」がついているかいないかで返信メールなのか、そうでないのかというのが件名を見ただけですぐにわかるというものなのです。

その為、ビジネスメールを返信するときには必ず「Re:」を残して送り返すようにしましょう。

ビジネスメールを返信するときに引用は有効?

ビジネスメールの返信引用

ビジネスメールで返信をするときに、受け取ったメールを引用するということはいろいろなメリットがあります。

メールを引用するメリットとは?

たとえば、相手のメールを引用することで、こちらが返信する文章を打つ時間が短くて済み、より早く返信をすることができます。

さらに、引用をすることで、相手から受け取った内容を再確認しながら打つことができるので、受け取ったメールを確認しながら打つわずらわしさがなくなります。

ただ、すべての文章を引用してしまうと、返信文章が長くなってしまって相手に読みづらいという印象を与えてしまうこともありますし、逆に必要な部分だけを引用すると、注意しないと必要な文章を削ってしまったり、相手に伝えたい内容が伝わらなくなってしまうことがあります。

ビジネスメールを返信するときに受け取った文章を引用することはとても便利な反面、きちんと引用できないと大変なことになるので気を付けて引用するようにしましょう。

まとめ

ビジネスメールの返信というのは、ビジネスには欠かせないものです。

しかも、そのメール内容があなたの会社の顔にもなるわけですから、慎重かつ迅速に返信することが必要です。

最初はなれずに時間がかかってしまうかもしれませんが、送信を重ねることによってあなた自身のベースというものができてくると思います。

内容が不安な場合には、最初は一度同僚や先輩などに確認してもらうというのもよいかもしれませんよ。

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