ビジネスメールで催促する場合の文例と催促の回答の返信例!

ビジネスメールで催促

現代の社会人にとってビジネスメールは欠かせないものですよね。

特に重要になってくるのが取引先とのメールでのやり取り。

最近では電話などではなくメールだけでやり取りを済ませてしまうということも少なくありません。

そんなビジネスメールの中でも相手への催促のメールというのは、こちらに落ち度がなくても送りにくいもの。

では、もしもビジネスメール催促をしたいときにはどのような文面を送れば失礼に当たらないのか、そしてもしも自分が催促のメールをもらったらどのように対応していけばいいのかを紹介していきたいと思います。

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ビジネスメールで催促をしたい場合の文例とは?

取引先の相手などにメールを送ったのに、なかなか返事が返ってこないなんてことはありませんか?

一応、社会人の暗黙の了解として、メールをもらったら返信は1日以内に返すというようになっています。

しかし、人によってはメールを見ていなかったり、見てもなかなか返信をしてくれないという人がいますよね。

そういう人には、たとえ取引相手にでもついついきつく当たってしまいがち。

すぐに催促のメールを送ろうと思いますよね。

でもまずはこちらの落ち度がないかということから考えてみてください。

催促する前にメールが送れているかチェック!

送ったつもりで実は遅れていないという可能性もあるので、まずはこちらが確実に送ったかどうかを確認してみてください。

そして、決して感情をぶつけず、基本的には下手に出て、丁寧な言葉で事実を伝えるようにしましょう。

例)

お世話になっております。
株式会社○○ 営業部の○○です。

○月○日にメールをお送りいたしました。
ご確認いただけましたでしょうか。

こちらの手違いで届いておりませんでしたら大変申し訳ありません。
再度お送りいたしますので、ご確認をお願いいたします。

このように柔らかい文面で送ることによって、相手も素直に受け止めてくれると思いますよ。

たとえ相手に落ち度があったとしても、決して感情的に相手を責めるような内容を送ってはいけません。

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ビジネスメールで催促がきた時の回答方法とは?

ビジネスの場面において、こちらから催促のメールを送ることもあるかもしれませんが、逆に催促のメールをいただくこともある可能性があります。

その際にはどのように対応したらよいでしょう。

もしも催促のメールをもらったら、お詫びの言葉よりもまずいただいたメールに対する返信をすることが大切です。

相手から届いているのは謝罪の言葉を求めるものではなく、メールの内容に対する返信もしくは対応なのです。

催促のメールに対して回答をする際には、メールで済む内容であれば、なぜ遅くなってしまったのかという理由を明確かつシンプルに記入し、なるべく早く返信をするようにしましょう。

そして、もしも対応が必要になってくるものに関しては、まずはすぐに丁寧なお詫びの言葉を添えて、すぐに対処する旨を記入したメールを送ることが必要です。

もちろん、対応の遅さに関して相手が怒っているようであれば、メールだけではなく直接、もしくは電話などで丁寧に状況を説明したうえで謝罪をすることが大切になってきます。

ただ、メールだけに限らず、くどくどとお詫びの言葉を並べると逆に相手に悪いイメージを与えかねないので、謝罪は丁寧かつシンプルに行うことが重要です。

ビジネスメールでの催促への返信の例とは?

もしもビジネスメールにて催促メールを届いた場合にはすぐに返信のメールを返しましょう。

その時には、謝罪の意識が強いとどうしても長文になってしまいがち。

しかし、長文での謝罪の文章は相手に「言い訳がましい」と悪い印象をもたれてしまいます。

その為なるべくシンプルかつ正直に

「お返事が遅くなり大変申し訳ございません。出張に出かけており、本日から出社しました。」

というようにまずは謝罪の言葉を入れたうえでその理由をシンプルかつ正直に書くようにしましょう。

まとめ

どうでしたが?

ビジネス場面において、基本的にたとえ相手の不手際があったとしても怒りをぶつけるというのはあまりよろしくはありません。

ビジネスメールで催促をする際にもまずは下手に出て、相手の気分を害することなくなるべく早く返答をもらえるような文面を送るとよいでしょう。

そして逆に催促のメールをもらった場合には、まずはすぐにお詫びの文章と、メールに対する返答をすることが大切です。

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