稟議書とは?その意味は?書き方の注意点と例文・文例を紹介

稟議書とはどんなもので、意味はどういいったものでしょうか。稟議書は(りんぎしょ)の正しい書き方や注意点、そして例文・文例もあわせて紹介していきますので参考にして下さいね。

稟議書

会社に勤めていると、「稟議書」を書く機会もあるかと思います。しかし、そもそも「稟議書って何?」という人も少なくないのではないでしょうか?

実際に書いたことがある人以外は、その意味や読み方も知らないという人もいるかと思います。

では、ここでは「稟議書」について見ていきたいと思います。

    目次

  • 稟議書とは?そしてその意味は?
  • 稟議書の書き方とは?
  • 稟議書の例文・文例
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稟議書とは?そしてその意味は?

稟議書、実際にかかわったことがない人には何の書類かさえわからないという人も少なくないのではないでしょうか?

稟議書は「りんぎしょ・ひんぎしょ」と読みます。

意味は、「会社・官庁などで会議を開催する手間を省くために、係の人が案を作成して関係者に回し、承認を求めること」という意味になります。

この説明だとちょっと堅苦しくて意味が分かりにくいかもしれませんが、つまり、「会社として、こういうことをしていいですか?」という内容を文書で提出し、上の人に承認をもらうものです。

例えば、

  • 「他の会社とこういう契約を結んでもいいですか」(契約稟議)
  • 「こういうものを購入してもいいですか」(購買稟議)

というようにお伺いを立てる書類になります。

こういう内容をいちいち会議していたらいくら時間があっても足りませんよね。

その為、それを省力して、書類でお伺いを立てて認めてもらうというものになるのです。

「稟議書」といわれるとちょっと難しいですが、内容だけ見てみるとわかりやすいと思います。

稟議書の書き方とは?

では実際に稟議書の書き方を見てみたいと思います。

稟議書は、上司から承認を得るための文章なので、書き方にはいくつかの注意点があります。

所定の書式に従う

まず大切なのは、所定の書式に従うということです。

会社によっては、所定書式やテンプレートがあることが多いので、総務部などに確認することが必要です。

結論を先に書く

そして、稟議書を書くときには、結論を先に書くようにします。

そうすることで、上司に伝えたい内容をすぐにわかるようにするのです。

説得力のある表現をする

次に、内容は上司に認めてもらう必要があるので、説得力のある表現をするということも大切になってきますよね。

前例を参考に書く

最後に、会社の場合には、前例を参考にされる場合が多いので、もしも似たような稟議書の前例があれば、それを参考にするとより承認される確率は上がると思いますよ。

このような点に注意して稟議書を書いてみましょう。

初めて書く場合には、書いたことのある先輩や同僚などに書き方を聞いてみるのもいいですね。

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稟議書の例文・文例

では実際に稟議書の例文をいくつか紹介したいと思います。

忘年会について(伺い)

標記の件につき、社員の希望もありまして、本年は会場と内容を変更して起案しました。

下記のとおり実施してよいか伺います。

1 日時 平成○○年○○月○○日 午後○時より

2 場所 ○○○○

3 内容 立食パーティー形式

4 変更の理由

去年までは和民での宴会が中心でしたが、社員アンケートを実施したところ、社員から堅苦しいと不評のため、会場と内容を変更して立案しました。

以上

パソコンの新規購入について(伺い)

標記について、下記のとおり新規購入したいのでお伺いします。

1 希望機種 ○○社パソコン ○○○○

2 予定価格 ○○万円

3 理由

①現在使用中のパソコンが先日故障し、業務に大きな支障をきたしています。

②購入予定のパソコンは比較的廉価で、業務に従事する社員に使いやすい機種であると考えます。

4 別添

○○社パソコン ○○○○のパンフレット 1通

以上

まとめ

稟議書というのは、会議にかける必要のない内容を直接書類にて上司などにお伺いを立てるものになります。

とはいっても、相手に承認してもらうためにきちんと書く必要があります。

稟議書を書く場合には、テンプレートがないかどうか、そして実際に書いた人に書き方を聞いて参考にするといいですよ。

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