訪問先でのマナーと名刺交換や同行者の紹介の仕方!

訪問マナー

取引先などへ訪問したときのマナーに気を付けると好印象を持ってもらえますがどんな注意点があるのでしょうか。

また訪問先で堂々とできるよう正しい名刺交換の方法や、他社を訪問したときの同行者の紹介の仕方も覚えておきましょう。

会社内での職種や職位にかかわらず他社に対してはあなたは「会社の代表」なんです。

そのことを自覚した行動を心がけたいですね。

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訪問先でのマナーや注意点は?

訪問先に到着したら、次の点に注意して行動すると好印象ですよ。

  • コートや帽子などは玄関前でぬぎましょう。雨天候のときは、濡れた傘はよく水をきりましょう。
  • 守衛の人や訪問先の社員と思われる人には、会釈をして通ります。
  • 受付では、最初に自社名と名前を名乗り、初訪問のときは名刺をだします。
    「○○部の△△さまと4時にお会いする約束でまいりましたが、いらっしゃいますでしょうか」と訪問先の部署と担当者名、約束の有無を伝えます。
    カバンや手荷物は手に持ったままあいさつするのが原則です。
  • 受付がないときは、入口近くの人に声をかけ、担当者への取り次ぎをお願いします。
    担当者の席わかっている場合でも、勝手に近づいたりせず、取り次いでもらいましょう。
  • エレベーターの乗降時や、応接室などに入退室するときは、「失礼します」とひと声かけます。
  • 応接室などに通されたら、案内してくれた人にお礼を言うことを忘れないようにしましょう。
    応接室に案内されたら、入口近くに立って指示を待ち、席をすすめられたら下座(出入口に近い席)にすわります。
    ソファーに深々と腰かけたり、足を組んだり広げたりすることは避けましょう。
    相手がみえたらすぐに立ち上がって挨拶ができるように、背筋を伸ばして浅めに腰かけるようにしましょう。

他社を訪問したときの名刺交換の仕方は?

名刺はその人のもう一つの顔といえるものです。

名刺の扱い方でその人の品位がわかるともいえますから、名刺のマナーをしっかりとわきまえておきましょうね。

名刺は名刺入れにいれましょう。

名刺は大切なビジネスツールです。

定期入れや手帳のポケットなどに入れず、名刺入れを用意して、男性は背広の胸ポケットに、女性はバッグに収め、すぐにとりだせるようにしておきます。

名刺を切らさないようにしましょう

名刺を切らすのは、社会人として恥ずかしいことですよ。

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つねに10枚以上の名刺を携帯し、手持ちが少なくなったら早めに補充しましょう。

キレイな名刺を使いましょう

汚れたり折れ曲がったりした名刺をわたすのは、大変失礼なことですね。

いただいた名刺はていねいに扱う

名刺をいただいたら、手でもてあそんだりせず、ていねいに扱いましょう。

会社に帰ったら、いただいた日時、相手の印象などをメモして整理しましょう。

注意したい名刺交換のマナー!

  1. 担当者がみえたらすぐに椅子から立ち上がり、挨拶しながら笑顔で歩み寄ります。
  2. テーブル越しではなく、直接対面して名刺を差し出しましょう。
  3. 名刺は訪問した側、あるいは目下の人から先に出すのが礼儀です。
  4. 相手や自分側が複数の場合は、役職が上の人から名刺を交換します。
  5. 名刺をいただいたら、「よろしくお願いいたします」とひと言添え、わからない字は「失礼ですが、どのようにお読みすればよいのでしょうか」とその場でたずねましょう。
  6. いただいた名刺は、商談中はテーブルの上の上座側に置き、終了後名刺入れにしまいましょう。

他社を訪問の際、同行者の紹介の仕方は?

ビジネスの場では、取引先の人や上司などを紹介することがあります。

人を紹介するときの順序にはルールがありますから、順序を間違えないように注意しましょうね。

自社の人から先に紹介する

自社の人と社外の人がいる場合は、先に自社の人を社外の人に紹介します。

取引先の人に上司を引き合わせる場合は、先に上司を取引先の人に紹介し、次に取引先の人を上司に紹介します。

地位の低い人を先に紹介する

地位に差がある人を紹介する場合は、地位の低い人を先に紹介します。

1人対複数の場合は1人を先に紹介します

1人の方を先に紹介し、複数の方は地位の高い人から、あるいは並んだ順に紹介します。

若い人、目下の人を先に紹介する

年令や地位が異なる場合は、若い人、目下の人を先に紹介します

親しい人を先に紹介する

取引先同士を紹介するような場合は、親しい人を先に紹介します

ちなみに、社外の人に上司や先輩を紹介するとき慣れないと違和感がありますが「部長の○○」「営業の△△」と呼び捨てにします。

相手のことを自分の上司や同僚に紹介するときには、「こちらが○○社△△部長でいらっしゃいます」など「名詞+役職」の形で紹介します。

まとめ

会社を代表して他社を訪問する際には、相手方に失礼のない振る舞いやスムーズな名刺交換、紹介の仕方を習得しておくことでその後の商談等もうまくすすめることができますからぜひ学んでおきたいですね。

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