ビジネスメールのお詫び文の書き方!返信遅れや失敗時の例文

ビジネスメールでお詫び

ビジネスメールのお詫び文の書き方マナーについて紹介します。

仕事でミスや失敗をしたとき、返信遅れしたとき、不手際があったときなど、取引先に失礼がないよう使い分ける必要があります。

そこでビジネスメールでお詫びをするときの文章や件名の書き方と例文を紹介していきます。

ビジネスにおいて、失敗というのはあってはならないものです。

しかし、どうしても人間ですから注意をしていても失敗をしてしまう場合もありますし、思わぬ事故があったりする場合もあります。

その場合には、速やかに相手にお詫びをすることが大切になってきます。

できればお詫びというのは相手に直接会って気持ちを伝えることがマナーですよね。

でも、まずはすぐにお詫びのメールを入れるということも大切です。

ただ、なんでもメールだけで済ますと、相手に軽く見られたと不愉快な思いをさせてしまうので注意が必要です。

    この記事の目次

  • ビジネスメールのお詫び文の書き方のポイントとは?
  • ビジネスメールで返信遅れした時のお詫びの書き方とは?
  • ビジネスメールのお詫びの件名の例文!
  • まとめ
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ビジネスメールのお詫び文の書き方のポイントとは?

ビジネスメールのお詫び文の書き方のポイントにはどのようなことがあるのでしょうか?

ビジネスに関してのお詫びのメールとは、こちらに不手際があったのならば正直に非を認めて対策などがあれば説明をすることが大切です。

お詫びの文章としてはいくつかの常套句(じょうとうく)がありますので、相手に失礼に当たらないように使い分けることが必要です。

※常套句(じょうとうく)とは、ある場合にいつもきまって使う決まり文句のことです。

お詫び文の例文(常套句)

お詫びをする際の言葉の例文を紹介します。

お詫び文の言葉として、よく使われるのが

「申し訳ありませんでした」と伝える場合は、
「度重なる失礼、本当に申し訳ありませんでした」
「お詫び申し上げます」と伝える場合は、
「皆様には大変ご迷惑をおかけしました事を深くお詫び申しあげます」
「以後、気を付けます」と伝える場合は、
「このようなことを繰り返さないように、以後、気を付けます」
などがあります。

ただ言葉を伝えるだけではなく、どのようにという内容を一言伝えると、相手にこちらが反省していることをより伝えられると思います。

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ビジネスメールで返信遅れした時のお詫びの書き方とは?

ビジネスメールで返信遅れした時のお詫びの書き方について紹介します。

ふとメールボックスを確認してみると、

  • 取引先の方からメールをいただいていたのを見落としていた
  • 迷惑フォルダに入っていてメールに気が付かなかった
ということを経験したことがある人も多いのではないでしょうか?

この場合はどのように対応したらいいのでしょうか?

メールに対する回答をすぐに返信する!

ビジネスメールで返信遅れした時は、すぐにメールを開いて中身を確認します。

そして、その内容に対して適切な返信を行うことが大切になってきます。

もしも内容に対して返信が遅くなることで特に問題が発生しない場合、それでもメールに気づかなかった分返信が遅くなってしまっているので、きちんと謝罪の文章を添えます。

ここで注意しなければならないのは、メールを送ってきた相手は謝罪よりもまずはメールに対する返信を求めているということ。

メールが遅れてしまった事ばかり気にすると釈明の内容が長くなってしまうので、謝罪の内容はシンプルかつ回りくどいことなく正直に書くことが必要になってきます。

そのうえで、

  • いただいたメールへの返信
  • 迅速に対処する旨を伝える
ということが大切です。

ビジネスメールのお詫びの件名の例文!

ビジネスメールのお詫びの件名の例文を紹介します。

ビジネスの場面でお詫びのメールを送るときに重要になってくるものは、本文だけではありません。

もちろん、件名も重要になってくるので軽々しく件名をつけるのはやめましょう。

お詫びのビジネスメールを送るときには、件名はわかりやすく

  • 「○○についてのお詫び」
  • 「○○の件につきまして」

というようにシンプルに書くのが一番良いでしょう。

一見そっけなく見えるかもしれませんが、お詫びの内容は本文にしっかりと記入することと思います。

そのため、件名にはお詫びの内容などは書かないほうがよいでしょう。

逆に件名が長くなってしまうと相手に不快感を与えてしまいかねません。

件名には、相手が見てすぐにわかるように、何についてのお詫びの件なのか、それだけが記入されていれば大丈夫です。

まとめ

どうでしたか?

ビジネスでのお詫びのメールというのは、そのメールひとつで相手の気分を変えることができるかどうか大きく違ってきます。

お詫びのメールを送る際には、

  • ①まず基本は迅速にメールを返信して対応する
  • ②次に本文の内容は謝罪の言葉とともにそれに対する具体的な内容を伝える
というようにすると良いでしょう。

もちろん謝罪の言葉にも重々気をつけることが必要です。

もしも、ビジネスでお詫びのメールを送るときにはほかのメールよりもさらに慎重に書くことが重要になってきます。

内容によってはお詫びのメールがさらなるビジネスチャンスにつながるかもしれませんよ。

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