ビジネスメールのお詫びの書き方!返信遅れや失敗時の例文

ビジネスメールでお詫び

ビジネスにおいて、失敗というのはあってはならないものです。

しかし、どうしても人間ですから注意をしていても失敗をしてしまう場合もありますし、思わぬ事故があったりする場合もあります。

その場合には、速やかに相手にお詫びをすることが大切になってきます。

できればお詫びというのは相手に直接会って気持ちを伝えることがマナーですよね。

でも、まずはすぐにお詫びのメールを入れるということも大切です。

ただ、なんでも感もメールだけで済ますと相手に軽く見られたと不愉快な思いをさせてしまうので注意が必要です。

では、ここではビジネスメールでのお詫びの書き方を紹介していきます。返信遅れしたときや失敗やミスをしたときの例文や件名についてをお伝えします。

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ビジネスメールのお詫びの書き方とは?

ビジネスに関してのお詫びのメールとは、相手の誤解を解き、そしてこちらに不手際があったのならば正直に非を認めて対策などがあれば説明をすることが大切です。

お詫びの文章としてはいくつかの常套句がありますので、相手に失礼に当たらないように使い分けることが必要です。

たとえば、

  • 「申し訳ありませんでした」と伝える場合には「度重なる失礼、本当に申し訳ありませんでした」
  • 「お詫び申し上げます」と伝える場合には「皆様には大変ご迷惑をおかけしました事を深くお詫び申しあげます」
  • 「以後、気を付けます」と伝える場合には「このようなことを繰り返さないように、以後、気を付けます」

など。

ただ言葉を伝えるだけではなく、「どのように」という内容を一言伝えると相手にこちらが反省していることをより伝えられると思います。

ビジネスメールで返信遅れした時のお詫びの書き方とは?

ふとメールボックスを確認してみると、しばらく前に取引先の方からメールをいただいていたということがあったりします。

この場合はどのように対応したらいいのでしょうか?

まずはすぐにメールを開いて中身を確認します。

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そして、その内容に対して適切な返信を行うことが大切になってきます。

もしも内容に対して返信が遅くなることで特に問題が発生しない場合、それでもメールに気づかなかった分返信が遅くなってしまっているので、きちんと謝罪の文章を添えます。

ただここで注意しなければならないのは、相手は謝罪よりもまずはメールに対する返信を求めているということ。

メールが遅れてしまった事ばかり気にすると釈明の内容が長くなってしまうので、謝罪の内容はシンプルかつ回りくどいことなく正直に書くことが必要になってきます。

そのうえで、いただいたメールへの返信、そして迅速に対処する旨を伝えることが大切です。

ビジネスメールのお詫びの件名の例文

ビジネスの場面でお詫びのメールを送るときに重要になってくるものは、本文だけではありません。

もちろん、件名も重要になってくるので軽々しく件名をつけるのはやめましょう。

お詫びのビジネスメールを送るときには、件名はわかりやすく

  • 「○○についてのお詫び」
  • 「○○の件につきまして」

というようにするのが一番良いでしょう。

一見そっけなく見えるかもしれませんが、お詫びの内容は本文にしっかりと記入することと思います。

その為、、件名にはお詫びの内容などは書かないほうがよいでしょう。

逆に件名が長くなってしまうと相手に不快感を与えてしまいかねません。

件名には、相手が見てすぐにわかるように、何についてのお詫びの件なのか、それだけが記入されていれば大丈夫です。

まとめ

どうでしたか?

ビジネスでのお詫びのメールというのは、そのメールひとつで相手の気分を変えることができるかどうか大きく違ってきます。

お詫びのメールを送る際には、まず基本は迅速に、次に本文の内容は謝罪の言葉とともにそれに対する具体的な内容を伝えるとよいでしょう。

もちろん謝罪の言葉にも重々気をつけることが必要です。

もしも、ビジネスでお詫びのメールを送るときにはほかのメールよりもさらに慎重に書くことが重要になってきます。

内容によってはお詫びのメールがさらなるビジネスチャンスにつながるかもしれませんよ。

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