ビジネスメールの文例!お礼や依頼やお詫びのポイントとは?

ビジネスメールの文例

今ではビジネススキルとして欠かせないものとなったビジネスメール。

最近では会社同士の取引なども最初から最後まですべてメールでなんてことも。

それだけビジネスメールというものは重要なものになっています。

そんなビジネスメール、できればスマートに、そして相手に好印象を与えるような内容のものを送りたいですよね。

しかし、慣れないうちはどのようなビジネスメールを書けばよいのか困ってしまう場面も多々あると思います。

ここでは、すぐに役立つビジネスメール文例でお礼や依頼やお詫びの仕方について紹介していきたいと思います。

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ビジネスメールの文例「お礼」編

ビジネスメールの中でも多く使われるものの一つがお礼のメールです。

簡単なお礼の文章から、商品購入などの御礼など、お礼と一言に行ってもいろいろな場面が想定されます。

では、ビジネスメールでお礼の文章を送る場合にはどのように書けばいいのでしょうか。

例えば商品購入に対するお礼メールの場合の文例!

この度は弊社商品「○○○」をご購入いただき誠にありがとうございます。

お買い上げいただいた「○○○」は、弊社の定番商品でもあり、たくさんのお客様にご愛顧いただいているものでございます。

今後ともお客様に喜んでいただける商品を充実していけるように、一層の努力を重ねてまいりたいと存じます。

なにとぞ末永くお取引くださいますよう、お願い申し上げます。

まずはお礼かたがたご挨拶まで。

このように、商品を買ってもらったお礼だけではなく、商品の簡単な説明をつけるとよいでしょう。

さらに、お礼はしつこくならないようにすることも大切ですよ。

ビジネスメールの文例「依頼」編

ビジネスにおいて、取引相手などに依頼をすることも多々あると思います。

例えば、見積もり依頼やカタログなどの送付の依頼など。

その依頼も最近ではビジネスメールで済ませることも。

依頼のメールを送る場合は、相手に頼み事を了承してもらう必要があります。

その為、依頼の内容をなるべく詳しく記入することが大切になってきます。

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では、実際にどのように依頼文を書けばよいのでしょうか。

例えば見積もり依頼のメールの場合の文例!

平素は格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。

さて、下記の貴社取扱商品について、至急お見積もりをご送付くださいますようお願いいたします。

  1. 品目 ○○○○
  2. 数量 ○○個
  3. 納期 ○月○○日まで
  4. 決済方法 翌日末銀行振込

まずは取り急ぎご依頼まで

ポイントとしては、相手に取引条件をはっきり提示することです。

ぜひ参考にしてみてくださいね。

ビジネスメールの文例「お詫び」編

ビジネスメールにおいて、お詫びのメールはとても大切になってきます。

同じお詫びの分でも、内容によって相手の怒りを鎮め、関係を修復することもできますし、場合によってはさらに相手を怒らせてしまうことにもなりかねません。

そうならないためにも、お詫びのメールは慎重に、そして相手の気持ちを考えこちらに落ち度がある場合にはきちんと非を認めて謝罪することが大切です。

納期の遅れに対するお詫びのメールの場合の文例!

いつもお世話になっております。

○○株式会社の○○です。

先ほどもお電話でお伝えさせていただきましたが、「○○」の納期が遅れてしまった事、心からお詫び申し上げます。

今回の遅延原因ですが、○○が予想以上の売れ行きで、工場の生産が追い付かない状況になっております。

現在は他工場も稼働し、生産体制は整いましたので、○月○日(○曜日)までには納品できる予定です。

予定していた納期が遅れてしまい、大変申し訳ありませんでした。

今後は二度とこのようなことが起こらぬよう、十分に気を付ける所存でございます。

今後ともよろしくお願いいたします。

このように、納期の遅れの場合には、

  • なぜ遅れてしまったのか。
  • 納品できる納期を明確に伝える。
  • 遅れてしまったことをしっかり謝罪する。

ということが大切です。

まとめ

どうでしたか?

ビジネスメールというものは、ビジネスにおいて今では欠かせないものになっています。

手元に文章が残るので、内容には相手に失礼にならないように、そして内容に間違いのないように細心の注意が必要になってきます。

最初はなれないと思うので、文例などを参考に作成するといいですよ。

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