ビジネスメールの返信マナーと件名や引用するときの注意点!

ビジネスメールの返信

ビジネスメールで大切なのはメールをいただいた時の返信メールです。

ビジネスシーンについて「メール」という連絡ツールは欠かせないものの一つになっていますよね。

いつでもどこでも気軽に送受信できるメールは本当に便利ですし、連絡をするにも時間も取りません。

しかし、手軽だからと言って気軽に送っていたりすると意外と相手に失礼な内容を送ってしまっていたりすることもあります。

ビジネスメールで特に大切なのは、メールをいただいた時の返信メールです。

せっかくメールをいただいたのに、失礼な内容を返信してしまっては大変ですよね。

ここではビジネスメールの返信に欠かせない「マナー」や「件名の書き方」そして「引用を使用するときの注意点」など紹介していきます。

    この記事の目次

  • ビジネスメールの返信のマナーとは?
  • ビジネスメールの返信の件名の書き方!「Re:」は残したほうがいい?
  • ビジネスメールを返信するとき引用は有効なの?
  • まとめ
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ビジネスメールの返信のマナーとは?

ビジネスメールの返信マナー

ビジネスメールの返信のマナーについて紹介します。

ビジネスではメールをいただいたあとの返信にポイントがありますので順番に確認をしていきましょう。

ビジネスメールの返信はできるだけ早くして対応!

ビジネスメールに欠かせない返信メールですが、まず大切なのは、すぐに返信をするということです。

やはりなるべく早く返すことでビジネスの相手から「できる人!!」と思われることが多いからです。

しかし、すぐに返信するからと言って内容に手を抜いてはいけません。

返信したビジネスメールを見てみたら

  • 誤字脱字
  • 意味の伝わらない内容
を返信していて相手からさらに問い合わせや誤送信などのメールなどをいただいたら恥ずかしいですからね。

そしてビジネスの相手からの信頼度や信用度も落としかねません。

ビジネスメールには敬語の使い方が大切!

ビジネスメールでもう一つ大切なのは敬語の使い方。

ついつい急いでしまうと厳かになりがちですが、特に取引先へのメールは会社の顔ともなるものです。

失礼のないようにきちんとした敬語を使うことが必要になってきます。

ビジネスメールの返信内容は送信前に自分で読み直す!

ビジネスメールの返信内容は送信前に1回自分で読み直すことも大切です。

返信する前に読み直し

  • 約束の日にち
  • 時間
  • 取引内容
を間違えずに送ること。

メールというものは電話と違い後々に残るものです。

間違えて送ってしまうといざというときの証拠となってしまうので注意が必要です。

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ビジネスメールの返信の件名の書き方!「Re:」は残したほうがいい?

ビジネスメールで返信をするときに気になるのが「Re:」を残したほうがいいのか?ということではないでしょうか?

よくビジネスでなくてもメールを返してもらうときに「Re:」をつけてくる人っていますよね。

正直言って、「Re:」がついていると、なんだか相手のメールをそのまま引用して、消すのが面倒なのかな?これって失礼にあたるのではと思いがちです。

しかし、少なくともビジネスメールの返信の場合には「Re:」は残して送ったほうがいいのです。

ビジネスの返信メールに「Re:」を残した方が良い理由とは?

ビジネスの返信メールに「Re:」を残した方が良い理由には何があるのでしょうか?

なぜなら「Re:」をつけることによって、「このメールは返信です」という証拠になるからです。

逆に「Re:」をつけずに返信をしてしまうと相手に新規のメールなのか、それとも返信メールなのかわかりにくくなってしまうのです。

つまり「Re:」がついているかいないかで返信メールなのか、そうでないのかというのが件名を見ただけですぐにわかるのです。

そのためビジネスメールを返信するときには必ず「Re:」を残して送り返すようにしましょう。

ビジネスメールを返信するとき引用は有効なの?

ビジネスメールの返信引用

ビジネスメールを返信するとき文章の引用は有効なのでしょうか?

ビジネスメールで返信をするときに、受け取ったメールを引用するということはいろいろなメリットがあります。

メールを引用するメリットとは?

メールを引用するメリットにはいくつかあります。

相手のメールを引用することで、こちらが返信する

  • 文章を打つ時間が短くて済む
  • より早く返信することができる
というメリットがあります。

さらに、文章を引用をすることで、

  • 相手から受け取った内容を再確認しながら打つことができる
というメリットもあるので、受け取ったメールを確認しながら打つわずらわしさがなくなります。

ただ、すべての文章を引用してしまうと、返信文章が長くなってしまって相手に読みづらいという印象を与えてしまうこともあります。

逆に必要な部分だけを引用すると、注意しないと必要な文章を削ってしまったり、相手に伝えたい内容が伝わらなくなってしまうことがあります。

ビジネスメールを返信するときに受け取った文章を引用することはとても便利な反面、きちんと引用できないと大変なことになるので気を付けて引用するようにしましょう。

まとめ

ビジネスメールの返信というのは、ビジネスには欠かせないものです。

しかも、そのメール内容があなたの会社の顔にもなるわけですから、慎重かつ迅速に返信することが必要です。

最初はなれずに時間がかかってしまうかもしれませんが、送信を重ねることによってあなた自身のベースというものができてくると思います。

内容が不安な場合には、最初は一度同僚や先輩などに確認してもらうというのもよいかもしれませんよ。

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