ビジネスメールの返信マナーと件名や引用するときの注意点！
ビジネスメールで大切なのはメールをいただいた時の返信メールです。
ビジネスシーンについて「メール」という連絡ツールは欠かせないものの一つになっていますよね。
いつでもどこでも気軽に送受信できるメールは本当に便利ですし、連絡をするにも時間も取りません。
しかし、手軽だからと言って気軽に送っていたりすると意外と相手に失礼な内容を送ってしまっていたりすることもあります。
ビジネスメールで特に大切なのは、メールをいただいた時の返信メールです。
せっかくメールをいただいたのに、失礼な内容を返信してしまっては大変ですよね。
ここではビジネスメールの返信に欠かせない「マナー」や「件名の書き方」そして「引用を使用するときの注意点」など紹介していきます。
-
この記事の目次
- ビジネスメールの返信のマナーとは？
- ビジネスメールの返信の件名の書き方！「Re:」は残したほうがいい？
- ビジネスメールを返信するとき引用は有効なの？
- まとめ
【PR】スポンサードリンク
ビジネスメールの返信のマナーとは？
ビジネスメールの返信のマナーについて紹介します。
ビジネスではメールをいただいたあとの返信にポイントがありますので順番に確認をしていきましょう。
ビジネスメールの返信はできるだけ早く対応するのが大切！
ビジネスメールに欠かせない返信メールですが、まず大切なのは、すぐに返信メールを送るということです。
やはりなるべく早く返すことでビジネスの相手から「できる人！！」と思われることが多いからです。
しかし、すぐに返信するからと言って内容に手を抜いてはいけません。
返信したビジネスメールを見てみたら
- 誤字脱字
- 意味の伝わらない内容
そしてビジネスの相手からの信頼度や信用度も落としかねません。
ビジネスメールには敬語の使い方が大切！
ビジネスメールでもう一つ大切なのは敬語の使い方。
ついつい急いでしまうと厳かになりがちですが、特に取引先へのメールは会社の顔ともなるものです。
失礼のないようにきちんとした敬語を使うことが必要になってきます。
ビジネスメールの返信内容は送信前に自分で読み直す！
ビジネスメールの返信内容は送信前に１回自分で読み直すことも大切です。
返信する前に読み直し
- 約束の日にち
- 時間
- 取引内容
間違えて送ってしまうといざというときの証拠となってしまうので注意が必要です。
ビジネスメールの返信の件名の書き方！「Re:」は残したほうがいい？
ビジネスメールで返信をするときに気になるのが「Re:」を残したほうがいいのか？ということではないでしょうか？
よくビジネスでなくてもメールを返してもらうときに「Re:」をつけてくる人っていますよね。
正直言って、「Re:」がついていると、なんだか相手のメールをそのまま引用して、消すのが面倒なのかな？これって失礼にあたるのではと思いがちです。
しかし、少なくともビジネスメールの返信の場合には「Re:」は残して送ったほうがいいのです。
ビジネスの返信メールに「Re:」を残した方が良い理由とは？
ビジネスの返信メールに「Re:」を残した方が良い理由には何があるのでしょうか？
なぜなら「Re:」をつけることによって、「このメールは返信です」という証拠になるからです。
逆に「Re:」をつけずに返信をしてしまうと相手に新規のメールなのか、それとも返信メールなのかわかりにくくなってしまうのです。
つまり「Re:」がついているかいないかで返信メールなのか、そうでないのかというのが件名を見ただけですぐにわかるのです。
そのためビジネスメールを返信するときには必ず「Re:」を残して送り返すようにしましょう。
ビジネスメールを返信するとき引用は有効なの？
ビジネスメールを返信するとき文章の引用は有効なのでしょうか？
ビジネスメールで返信をするときに、受け取ったメールを引用するということはいろいろなメリットがあります。
メールを引用するメリットとは？
メールを引用するメリットにはいくつかあります。
相手のメールを引用することで、こちらが返信する
- 文章を打つ時間が短くて済む
- より早く返信することができる
さらに、文章を引用をすることで、
- 相手から受け取った内容を再確認しながら打つことができる
逆に必要な部分だけを引用すると、注意しないと必要な文章を削ってしまったり、相手に伝えたい内容が伝わらなくなってしまうことがあります。
ビジネスメールを返信するときに受け取った文章を引用することはとても便利な反面、きちんと引用できないと大変なことになるので気を付けて引用するようにしましょう。
関連記事
▼ ▼
⇒「メールにて失礼しますの意味と使い方【ビジネスメール編】」の記事へ
⇒「ビジネスメールで依頼するときの正しい書き方と例文と件名！」の記事へ
ビジネスメールでお礼への返信は必要？返信の正しい件名と例文！
⇒「ビジネスメールの挨拶文の書き方と季節ごとの例文を紹介！」の記事へ
⇒「ビジネスメールの結びの言葉とは？挨拶やお礼の結び方は？」の記事へ
⇒「ビジネスメールで初めての相手に送る挨拶や書き出しの例文！」の記事へ
⇒「ビジネスメールのお礼の文例と結びや件名の書き方アドバイス！」の記事へ
⇒「ビジネスメールで催促する場合の文例と催促された時の回答と返信例！」の記事へ
⇒「御社と貴社の違いと使い分け方法！履歴書やメールや会話で違う理由」の記事へ
⇒「上司へのお礼メールの書き方！送るタイミングや返信にも注意」の記事へ
⇒「上司へのメール返信の注意点は？書き出しは「お疲れ様です」でいい？」の記事へ
⇒「了解しました・承知しました・かしこまりましたの違いは？」の記事へ
⇒「了解しましたは敬語？目上の人や先輩に使っていいか失礼どっち？」の記事へ
⇒「わかりましたは敬語？ビジネスメールで使える用語なの？」の記事へ
⇒「承りましたの意味とは？承りましたは敬語？正しい使い方は？」の記事へ
まとめ
ビジネスメールの返信というのは、ビジネスには欠かせないものです。
しかも、そのメール内容があなたの会社の顔にもなるわけですから、慎重かつ迅速に返信することが必要です。
最初はなれずに時間がかかってしまうかもしれませんが、送信を重ねることによってあなた自身のベースというものができてくると思います。
内容が不安な場合には、最初は一度同僚や先輩などに確認してもらうというのもよいかもしれませんよ。
身だしなみや見た目で相手の印象が左右してしまいますよね。
服装だけでなく見た目の印象で損をしないように対策しておく必要があります。
タグ：メール
