上司へのメール返信の注意点は?書き出しに「お疲れ様です」は失礼?

上司へメールを返信するときの注意点には何があるでしょうか。

上司にメールを送るとき、どのような言葉で書き始めればいいのでしょうか。

  • 上司へのメールの書き出しは「お疲れ様です」でいいのか?
  • 上司へのメールの締め(終わり方)はどんな言葉にしたらいいのか?
について確認をしていきましょう。

上司へメール返信

メールも欠かせないコミュニケーションツールの一つ。

ビジネスでもメールでやり取りをするという場面も多いはず。

メールのメリットは送った内容が手元に残ることで確認ができるということですよね。

上司とのメールのやり取りの場合には気を遣わなければいけません。

ここでは、上司とのメールのやり取りをする場合に気を付けなければいけないことを見ていきたいと思います。

    目次

  • 上司へメールを返信するときの注意点とは?
  • 上司へのメールの書き出しは「お疲れ様です」でいい?
  • 上司へのメールの締め(終わり方)はどんな言葉にしたらいい?
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上司へメールを返信するときの注意点とは?

上司からメールを受け取った時に、メールで返信をすることもあると思います。

しかし、送り方がわからずに失礼にあたるなんて言うことも実は少なくないんです。

では、上司へメールを返信する際にはどのようなところを注意したらいいのでしょうか?

注意点は大きく分けて3つあります。

上司への敬語の使い方について

敬語の使い方について

1つ目は、敬語をきちんと使うことです。

相手は同僚や友人ではなく上司なのできちんと正しい敬語を使わなければ失礼にあたります。

例えば、

  • 「了解しました」は「承知しました」
  • 「確認しました」は「拝見しました」

などという敬語は特に間違えやすい敬語なので注意しましょう。

上司から送られたメール文の引用の仕方は?

引用文について

上司から送られたメールを引用文として使用するか使用しないかどうしたらいいのでしょうか。

はっきり言って、いただいたメールをすべて消去してしまうのも、すべて引用するのも失礼にあたります。

引用は最低限必要な部分を残して削除して送るようにしましょう。

上司からのメールの返信のスピードについて

返信のスピード

上司からメールをもらったら迅速に返信をすることです。

たとえ返信が必要ないような内容でも、確認をしたという意味できちんと、そしてすぐに返信をするようにしましょう。

上司とのメールのやり取りは難しいものです。

しかし、顔が直接見えない分しっかりと対応していきたいですね。

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上司へのメールの書き出しは「お疲れ様です」でいい?

よくビジネスメールを送る際に、相手をねぎらって「ご苦労様です」という言葉を冒頭に置きますよね。

確かに、同僚や自分の後輩であればご苦労様ですという言葉は間違えありませんし特に問題もありません。

しかし、これが上司に送るメールともなると失礼にあたるので注意が必要です。

上司へのメールにお疲れ様ですと書いてOK!

書き出しは「お疲れ様です」でOK!

確かに「ご苦労様です」という言葉は相手をねぎらう言葉です。

しかし、言葉をよくよく考えてみるとどうしても「ご苦労様です」は上から目線の言葉になりますよね。

もちろんこれは、上司に対して失礼にあたるということがわかると思います。

もしも上司にメールを送る際、冒頭にねぎらいの言葉をつける場合には、「お疲れ様です」という言葉が正しいものとなります。

上司へのメールの締め(終わり方)はどんな言葉にしたらいい?

上司へメールを送る際に難しいのがメールの締め方(終わり方)です。

送る内容によってメールの締め方は違ってきます。

では、ここでは上司へのメールの内容に合わせた締め方を紹介したいと思います。

上司から返事を必要とする場合のメールの締め(終わり方)

返事を必要とする場合

ご返事をお待ちしております。
お手数ですが、お返事を頂ければ幸いです。

上司の返信が不要の場合のメールの締め(終わり方)

返信が不要の場合

なお、ご返信は不要です。
ご確認いただければ、ご返信は不要です。

一言で済む場合のメールの締め(終わり方)

一言で済む場合

取り急ぎ、ご報告まで。
ひとまずはご報告のメールとさせていただきました。

このような言葉で締めることで、上司にも内容が伝わると思いますよ。

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まとめ

上司とのメールのやり取りは、会話と違い、しっかりと残るものですよね。

しかも相手は上司となりますので、失礼のないメールを送りたいものです。

きちんと場面に合わせて、スムーズにメールを送れるようになりたいものです。

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