ビジネスメールで依頼するときの正しい書き方と例文と件名!

ビジネスメールの依頼の仕方

ビジネスメールで必要になってくる内容の一つが「依頼メール」ではないでしょうか。

見積もりの依頼や取引の依頼など、一言に依頼といっても内容は実に様々です。

しかし、どんな依頼にも必要なのは、相手に時間をとってもらってお願いをするということを忘れないことです。

そして、ビジネスメール依頼の書き方によってはその返答を後回しにされてしまうことも少なくありません。

依頼メールを相手に送るときには、わかりやすく、いつまでに対応をしてほしいのかなど、きちんと対応をしてもらえるのか丁寧にわかりやすく書くことが必要になってきます。

そこでビジネスメールで依頼するときの正しい「書き方」と「例文」と「件名」についてお伝えします。

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ビジネスメールで相手に依頼をするときの正しい書き方とは?

依頼のメールというのは、取引先などの相手に依頼内容を了解してもらってお互いの利益をえるためのものです。

おすすめの書き方

依頼のメールを出すときには、内容や希望をできるだけわかりやすく記入し、特に発注以来などであればいつまでにというのは明確にする必要があります。

例えば、発注の依頼を送る場合には、いくつかのフレーズがあります。

よく文末に「お願いします」と書きがちですが、これでは命令になってしまいます。

そこで「お願いします」ではなく「お願いできますでしょうか?」にすると、相手にもその納期でよいか確認している文章となり、受け取るほうも柔らかく感じると思います。

そしてもしも依頼内容が急ぎの場合には「急なお願いで申し訳ありませんが」よりも「急なお願いで誠に恐縮ですが」というほうがよいでしょう。

ビジネスメールで相手に依頼をするときの文例

ビジネスメールの中でも必要不可欠な依頼メール。

特に取引相手に見積もり依頼をする場面というのは多いのではないでしょうか。

では実際に見積もりを依頼する際にはどのような見積もり依頼メールを送ったら相手に気持ちよく対応してもらえるのでしょうか。

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ポイントさえつかめば、いろいろな依頼メールに応用ができます!

依頼メールの参考例文

例)
○○株式会社
○○○○様

いつも大変お世話になっております。

○○株式会社、営業部の○○○○です。

先日は貴社製品カタログをお送りいただき、ありがとうございます。

早速ですが、その中から製品「○○」の購入を検討しています。

下記の内容で、お見積もりをいただきたく存じます。


品目 ○○
数量 10ケース
納期 ○月○日まで
決済方法 翌月末銀行振り込み

まずは、取り急ぎご依頼まで。

このような感じで書くと、見積もり内容が明確でよいと思いますよ。

大切なのは、何をいつまでに欲しいのか?を明確に記入すること。

もしも依頼が急ぎの場合には、その事も正直に記入すれば後々のトラブルなども回避することもできます。

ビジネスメールで依頼をする際の件名はどのように書いたらいいの?

ビジネスメールを送る際に本分とともに重要なのが件名ですよね。

特に依頼メールにかかわらず、ビジネスメールの件名は短く、そしてその文だけで内容が相手に伝わるように書くことが大切になってきます。

件名の書き方参考例

例えば、

  • カタログ送付の依頼であれば「○○カタログ送付のお願い」
  • 見積もりの依頼であれば「お見積書送付のお願い」

など、一目でわかるような件名にすることが必要になってきます。

まとめ

どうでしたか?

ビジネスメールを送る際には取引先にとってはあなたが会社の顔、もしくは代表になるわけですから、依頼をする際にもきちんとした内容のメール送らなければなりません。

件名は、一目でわかるように短く内容ははっきりと。

そして、本文のほうは、依頼をすることで相手に手間をとらせてしまうわけですからそれについてのお詫びと、お互いが利益になるということがあるのであれば、そのメリットも伝えておくとよいでしょう。

もう一つ基本は、メールというのは、一度送ると残るものなので、間違いの内容に急ぎでも必ず内容を確認してから送ることが大切です。

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